Datenschutzanfrage an eine Kommune im Rhein-Sieg-Kreis vorbereiten
08.10.2026
Die Datenschutzhinweise der Stadt Troisdorf benennen ein Auskunftsrecht zu Art und Umfang der Datenverarbeitung. Für Ihre Anfrage helfen ein klarer Suchbereich, die richtige Kontaktstelle und ein Blick auf die Frist.
Den Suchbereich sinnvoll eingrenzen
Eine pauschale Bitte um „alle Daten, die irgendwo über mich gespeichert sind“ kann schwer zu bearbeiten sein. Nach § 12 DSG NRW müssen Angaben das Auffinden der Daten mit angemessenem Aufwand ermöglichen; bei großen Informationsmengen kann die öffentliche Stelle eine Präzisierung verlangen. Nennen Sie daher, soweit bekannt, das Amt oder den Dienst, den Lebensbereich, einen Zeitraum und ein Akten- oder Kassenzeichen. Beispiele: „Unterlagen zur Kita-Gebührenfestsetzung für 2024“ oder „Schriftwechsel zum Vorgang mit dem Aktenzeichen …“. Passen Sie Beispiele ausschließlich an Ihren tatsächlichen Fall an. [§ 12 DSG NRW](https://recht.nrw.de/lrgv/gesetz/01042026-datenschutzgesetz-nordrhein-westfalen/).
Was die Anfrage enthalten sollte
Schreiben Sie, dass Sie Auskunft nach Artikel 15 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, und fragen Sie zunächst, ob die Stelle Daten zu Ihrer Person verarbeitet. Sie können außerdem um eine Kopie der betreffenden Daten bitten; der BfDI erläutert, dass eine erste Kopie unentgeltlich bereitzustellen ist. Nennen Sie möglichst auch den Vorgang, auf den sich die Anfrage bezieht, damit die Verwaltung gezielt suchen kann. Ein kurzes Muster: „Sehr geehrte Damen und Herren, ich bitte um Auskunft nach Artikel 15 DSGVO darüber, ob Sie personenbezogene Daten zu meiner Person im Zusammenhang mit [konkreter Vorgang oder Dienstleistung] verarbeiten. Bitte beziehen Sie die Anfrage auf [Amt oder Sachverhalt] und den Zeitraum [Zeitraum]; das Aktenzeichen lautet [falls vorhanden]. Bitte teilen Sie mir die einschlägigen Informationen mit und stellen Sie mir eine Kopie der mich betreffenden Daten zur Verfügung. Falls Sie zur Zuordnung weitere Angaben benötigen, teilen Sie mir bitte mit, welche Angaben erforderlich sind. Mit freundlichen Grüßen, [Name].“ Lassen Sie Unzutreffendes weg und ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Angaben. [Hinweise des BfDI zum Auskunftsrecht](https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/DokumenteBfDI/Rundschreiben/Allgemein/2024/Rundschreiben-Erfahrungsaustausch-bDSB-KK-PfK.pdf?__blob=publicationFile&v=3).
Die richtige Kontaktstelle finden
Prüfen Sie Bescheid, Briefkopf oder Datenschutzhinweise des konkreten kommunalen Dienstes. Die Stadt Troisdorf führt auf ihrer Datenschutzseite zum Beispiel ihre Anschrift auf; dies ist ein Beispiel für diese Stadt, keine zentrale Kontaktadresse für alle Kommunen im Kreis. Für eine andere Stadt oder Gemeinde sollten Sie die dort veröffentlichte Kontaktmöglichkeit verwenden und die Anfrage an die Stelle richten, die den Vorgang bearbeitet. Übermitteln Sie nur Angaben, die zur Zuordnung notwendig erscheinen, und bewahren Sie eine Kopie sowie einen Eingangs- oder Versandbeleg auf. [Datenschutzhinweise der Stadt Troisdorf](https://www.troisdorf.de/de/datenschutz/).
Frist im Blick behalten
Notieren Sie das Eingangsdatum. Der BfDI erläutert die Regel aus Artikel 12 DSGVO so, dass die Auskunft unverzüglich, regelmäßig innerhalb eines Monats zu erteilen ist. Bei komplexen Fällen oder vielen Anträgen kann eine Verlängerung in Betracht kommen; die betroffene Person muss innerhalb der Monatsfrist darüber und über die Gründe informiert werden. Diese Fristangabe ist keine Zusage, dass jede Kommune stets am gleichen Tag antwortet. Bleibt eine Antwort aus, fragen Sie zunächst sachlich mit Datum, Betreff und Aktenzeichen nach. [Bericht des BfDI zum Erfahrungsaustausch mit Datenschutzbeauftragten](https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/DokumenteBfDI/Rundschreiben/Allgemein/2024/Rundschreiben-Erfahrungsaustausch-bDSB-KK-PfK.pdf?__blob=publicationFile&v=3).